Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy jest jednym z najważniejszych przywilejów pracowników, a jego wymiar i sposób udzielania został uregulowany w Kodeksie pracy. Celem urlopu wypoczynkowego jest zapewnienie odpoczynku pracownikowi, aby mógł zregenerować siły oraz skutecznie oddzielić życie zawodowe z prywatnym. W tym wpisie omówię najważniejsze kwestie związane z urlopem wypoczynkowym oraz kiedy pracownik nabywa prawo do urlopu, w jakie dni pracownik może przebywać na urlopie oraz jak proporcjonalnie naliczyć wymiar urlopu pracownikowi zatrudnionemu w połowie roku.  

• Ogólne zasady urlopu wypoczynkowego
• Kiedy pracownik nabywa prawo do urlopu?
• W jakie dni pracownik może przebywać na urlopie?
• Jak proporcjonalnie naliczyć wymiar urlopu pracownikowi zatrudnionemu w połowie roku?

Ogólne zasady urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy jest jednym z głównych przywilejów pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Co do zasady, urlop wypoczynkowy przysługuje w wymiarze 20 lub 26 dni w ciągu roku kalendarzowego. Zgodnie z art. 154 Kodeksu pracy o wymiarze urlopu wypoczynkowego dla danego pracownika decyduje posiadany staż pracy, tj.:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Należy jednak pamiętać, że nie tylko faktycznie przepracowane lata wliczają się w poczet stażu pracy. Otóż, zgodnie z art. 155 § 1 do okresu pracy należy również wliczyć okres nauki, który wynosi odpowiednio:

• dla zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• dla średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• dla średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
• dla średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
• dla szkoły policealnej – 6 lat,
• dla szkoły wyższej – 8 lat.

Ważne: Okresy nauki, o których mowa powyżej, nie podlegają sumowaniu.

Ważne: Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Przykład: Łukasz K zaczął pracę został zatrudniony w oparciu o umowę o pracę na pełen etat począwszy od 02 stycznia 2024 r. Łukasz ukończył studia licencjackie w 2018 r. Od luty 2019 r. do grudzień 2023 r. był zatrudniony w firmie informatycznej. W związku z nabyty doświadczeniem oraz ukończonymi studniami, Łukaszowi K. w nowej pracy przysługuje urlop w wymiarze 26 dni.

Kiedy pracownik nabywa prawo do urlopu?

Zgodnie z Kodeksem pracy, możemy rozgraniczyć dwie sytuacje w których pracowni nabywa prawo do urlopu. Decydującą kwestią jest to, czy jest to pierwsze praca w życiu danego pracownika, czy kolejna. Należy tu jednak doprecyzować, że przez pierwszą pracę w życiu należy rozumieć pracę w oparciu o umowę o pracę. Zgodnie z art. 153 § 1 Kodeksu pracy, pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Oznacza to, że pierwszy urlop, pracownik będzie mógł wykorzystać z upływem ostatniego dnia miesiąca.

Ważne: W przypadku pierwszej pracy w życiu, przysługujący urlop wypoczynkowy, nabywany po każdym miesiącu nie podlega zaokrągleniu do pełnego dnia.

Natomiast w przypadku pracownika, który nie pracuje po raz pierwszy, co do zasady urlop wypoczynkowy przysługuje od pierwszego dnia zatrudnienia. Należy jednak pamiętać, że wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego w danym roku, jest taki sam, bez względu na częstotliwość zmiany pracy. Oznacza to, że wymiar urlopu nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 20 lub 26 dni, w zależności od przysługującego wymiaru pracownikowi.

Ważne: W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy, wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

W jakie dni pracownik może przebywać na urlopie?

Zgodnie z art. 154² § 1 urlop wypoczynkowy udziela się w te dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Dodatkowo, urlop wypoczynkowy powinien być udzielony w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jest to bardzo ważne, ponieważ niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego w danym roku powoduje jego przejście na kolejny rok. W takiej sytuacji, zaległy urlop wypoczynkowy pracownik jest zobowiązany wykorzystać najpóźniej do 30 września następującego roku.

Ważne: Niewykorzystany urlop wypoczynkowy ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Przykład: Zaległy urlop za 2021 r. przedawni się z dniem 30 września 2025 r.

Jak proporcjonalnie naliczyć wymiar urlopu pracownikowi zatrudnionemu w połowie roku?

W sytuacji, gdy pracownik zostaje zatrudniony w ciągu roku kalendarzowego, o wymiarze przysługującego urlop u decydują dwie kwestie. Pierwsza to przysługujący wymiar urlopu zgodnie z posiadanym stażem pracy, a druga kwestia to wykorzystanie urlopu w danym roku kalendarzowym u innego pracodawcy. Niejednokrotnie zdarzają się sytuację w których pracownik wykorzystał więcej urlopu, niż przysługiwało mu podczas pracy u wcześniejszego pracodawcy. W takim przypadku, należy naliczyć pracownikowi urlop proporcjonalnie tak, aby łączna pula urlopu nie przekraczała wymiaru wynikającego z Kodeksu pracy.

Przykład:  Justyna K. była zatrudniona w okresie od styczeń 2024 r. do lipiec 2024 r. w firmie usługowo-handlowej. Nabyła prawo do urlopu w wymiarze 26 dni. Do lipca 2024 r. wykorzystała 20 dni, pomimo, że proporcjonalnie Justynie K. przysługiwało 16 dni urlopu wypoczynkowego. Od 01 sierpnia 2024 r. została zatrudniona  na pełen etatu w oparciu o umowę o pracę na czas nieokreślony. W związku z wykorzystaniem ponadwymiarowego urlopu, u nowego pracodawcy przysługuje Justynie K. tylko 6 dni urlopu.

Powyższy wymiar urlopu został wyliczony wd. zasady:

7 (ilość miesięcy przepracowanych u starego pracodawcy)/12 (miesięcy kalendarzowych) x 26 (wymiar rocznego urlopu pracownicy) = 15.16 w zaokrągleniu 16 dni.