W jakim terminie należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Termin w którym należy dokonać wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to temat bardzo kontrowersyjny, ponieważ nie został uregulowany zarówno w Kodeksie pracy oraz w żadnych regulacjach dodatkowych. W tym artykule omówię w jakich sytuacjach pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu, jak liczyć okres przedawnienia zaległego urlopu wypoczynkowego oraz w jakim terminie należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

• Kiedy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop
• Jak liczyć okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego
• W jakim terminie należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Kiedy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy wypłacić pracownikowi w sytuacji gdy dochodzi do zakończenia stosunku pracy, a pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Nie ma tu znaczenia, która ze stron zainicjowała zakończenie pracowniczego zatrudnienia ani, czy umowa o pracę była zawarta na okres próbny, czas określony, czy nieokreślony. Konieczność wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy została uregulowana w art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Ważne: Ekwiwalentu nie wypłaca się, jeśli zatrudnienie będzie kontynuowane na podstawie nowej umowy o pracę.

Ważne: Ekwiwalent należy wypłacić również za zaległy urlop wypoczynkowy, o ile nie uległ przedawnieniu.

Jak liczyć okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W przypadku zaległego urlopu wypoczynkowego został narzucony termin w którym pracownik powinien go wykorzystać. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy zaległy urlop należy udzielić pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. W praktyce oznacza to, że okres przedawnienia liczy się od 30 września roku na która urlop został przeniesiony.

Przykład: Zaległy urlop za 2020 r. przedawni się z dniem 30 września 2024 r.

W jakim terminie należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W obecnym stanie prawnym termin wypłaty ekwiwalentu nie został uregulowany przepisami prawa pracy ani w innych, dodatkowych regulacjach. W praktyce przyjęły się dwa schematy wypłaty ekwiwalentu:

• w terminie przyjętym u pracodawcy jako termin wypłaty wynagrodzenia za pracę,
• w dniu ustania stosunku pracy,

Zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie lub wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Przepis ten dotyczy zatrudnionego pracownika, więc nie powinno się go stosować wobec pracownika, którego zatrudnienie się zakończyło. Wobec powyższego, należy przyjąć, że właściwym terminem wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest ostatni dzień zatrudnienia.

Taki pogląd wyraził Minister Pracy i Polityki Społecznej w interpretacji poselskiej nr 17841 z dnia 16 września 2010 r.:

. ,,Dzień, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy, powinien być również, moim zdaniem, dniem wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Ustanie zatrudnienia oznacza bowiem zerwanie dotychczasowej więzi prawnej między stronami stosunku pracy i zobowiązuje je do wzajemnego „rozliczenia się” z obowiązków wynikających z zakończonej umowy. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z zatrudniania pracownika, jest wypłacanie mu wynagrodzenia za wykonywaną pracę. Ponieważ wynagrodzenie należy się pracownikowi, nie zaś byłemu pracownikowi, jestem zdania, że w przypadku ustania zatrudnienia wypłaty wynagrodzenia należy dokonać najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Wypłata wynagrodzenia w terminie późniejszym, już po ustaniu zatrudnienia, jest, moim zdaniem, możliwa jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy ustalenie wysokości wynagrodzenia należnego do dnia ustania zatrudnienia nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych”.

Podobny pogląd wyraził Sąd Najwyższy w wyrok z dnia 29 marca 2001 sygn.akt: 336/00:

,,Z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg okres przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.”

art. 171 § 1 Kodeksu pracy
art. 291 § 1 Kodeksu pracy
art. 168 Kodeksu pracy
art. 85 Kodeksu pracy
Interpretacja poselska nr 17841 
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29 marca 2001 sygn.akt: 336/00