Śmierć pracownika – najważniejsze obowiązki pracodawcy

Zgodnie z art. 63¹ § 1  Kodeksu pracy z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Oznacza to, że od tego momentu na pracodawcy ciąży szereg obowiązków związanych z rozliczeniem i przekazaniem należności oraz dokumentów po zmarłym pracowniku uprawnionym osobą. W tym wpisie omówię kluczowe kwestie o których musi pamiętać pracodawca w obliczu śmierci pracownika, tj.: należności pieniężne względem osób upoważnionych oraz obowiązek przygotowania dokumentów za zmarłego pracownika.

• Wypłata należności za pracę
• Kiedy odprawa pośmiertna nie przysługuje?
• Jakie dokumenty musi przygotować pracodawca?

Wypłata należności za pracę

W sytuacji gdy dochodzi do śmierci pracownika na pracodawcy ciąży obowiązek wypłaty należności, tj. wynagrodzenie za pracę, czy ekwiwalent za urlop. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka (nawet jeśli para była w separacji lub miała rozdzielność majątkową) oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Dodatkowo, zgodnie z art. 93 Kodeksu pracy, w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna. Wysokość odprawy jest uzależniona od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi odpowiednio:

• jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
• trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
• sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Odprawa pośmiertna przysługuje następującym członkom rodziny pracownika:

• małżonkowi;
• innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Ważne: Jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy odpowiedniej kwoty zgodnie ze stażem pracy u danego pracodawcy.

Kiedy odprawa pośmiertna nie przysługuje?

Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna przysługująca zgodnie ze stażem pracy zmarłego pracownika. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.

Jakie dokumenty musi przygotować pracodawca?

Pracodawca, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych musisz zrealizować obowiązek związany ze sporządzeniem i przekazaniem do urzędu skarbowego informację Pit-11 za zmarłego pracownika, wraz z informacją o przyczynie ustania stosunku pracy. Należy pamiętać, aby w sporządzonej informacji Pit-11 wskazać tylko te świadczenia, które zostały wypłacone lub pozostawione do dyspozycji pracownikowi do dnia jego śmierci.

Ważne: Co do zasady, informacja Pit-11 jest sporządzana w jednym egzemplarzu. Na wniosek małżonka zmarłego lub innej osoby uprawnionej, pracodawca jest zobowiązany przekazać jeden egzemplarz.

Kolejny, ważnym dokumentem, który musi sporządzić pracodawca jest świadectwo pracy, które należy następnie przechowywać w część C akt osobowych. Podczas sporządzania dokumentu należy pamiętać,aby prawidłowo wskazać przyczynę ustania stosunku pracy w punkcie 4 ust. b.Analogicznie jak w przypadku Pit-11, pracodawca na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy w terminie 7 dni od złożenia wniosku.

Pracodawca musi również wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń poprzez wysłanie ZUS ZWUA ze wskazaniem kodu przyczyny wyrejestrowania: 500 – zgon osoby ubezpieczonej.

Podstawa prawna:

art. 63(1) § 1  Kodeksu pracy 
art. 93 Kodeksu pracy
par. 5 rozporządzenia z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy