Ryczałt za pracę zdalną – ile powinien wynosić?
Praca zdalna jest niezwykle korzystnym rozwiązaniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Jej gwałtowny wzrost został spowodowany pandemią. Jednak stopniowo okazała się na tyle sprawdzonym rozwiązaniem, że rzesza pracodawców postanowiła wdrożyć na stałe ten tryb wykonywania pracy. Taki obrót spraw wymusił na pracodawcach zapewnienie rekompensaty ponoszonych kosztów przez pracownika pracującego zdalnie. W tym wpisie omówię co należy uwzględnić przy kalkulowaniu wysokości ryczałtu za pracę zdalną oraz jak obliczyć jego wysokość.
- Ryczałt za pracę zdalną – co należy wziąć pod uwagę przy kalkulowaniu jego wysokości?
- Jak obliczyć wysokość ryczałtu pracę zdalną?
- Ciekawostka z GUS
Ryczałt za pracę zdalną – co należy wziąć pod uwagę przy kalkulowaniu jego wysokości?
Ryczałt za pracę zdalną został uregulowany w art. 6724 § 1 pkt. 3 i jest rekompensatą którą powinien otrzymać pracownik wykonujący pracę zdalną. W obecnym stanie prawnym nie zostało określone w jakiej wysokości powinien być wypłacany, jednak przy ustaleniu jego wysokości należy się posiłkować wytycznymi z art. 6724 § 5 Kodeksy pracy, zgodnie z którym przy ustaleniu wysokości należnego ryczałtu należy wziąć pod uwagę:
- normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału,
- normy zużycia energii elektrycznej,
- koszty usług telekomunikacyjnych.
Ważne: Kwota ustalonego ryczałtu musi wysokością odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Oznacza to, że przy kalkulowaniu kwoty ryczałtu należy kierować się faktycznie poniesionymi kosztami przez pracownika wykonującego pracę zdalną. Dodatkowo, jego kwota nie może być zbyt wysoka, ponieważ ryczałt za pracę zdalną nie jest oskładkowany ani opodatkowany, co w przypadku kontroli może być przedmiotem analiz organu kontrolującego, a w sytuacji gdy wypłacana kwota zostanie zakwestionowana podczas kontroli, zostanie potraktowana jako dodatkowe przysposobienie majątkowe, podlegające opodatkowaniu i oskładkowaniu. Spowoduje to konieczność skorygowania list płac oraz deklaracji przekazywanych do ZUS i US wraz z koniecznością uregulowania powstałych zaległości i odsetek.
Jak obliczyć wysokość ryczałtu pracę zdalną?
Aby obliczyć kwotę miesięcznego ryczałtu przede wszystkim należy wziąć pod uwagę wymiar czasu pracy danego pracownika, który przeważnie wynosi 8 godzin dziennie w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. W sytuacji, gdy mamy do czynienia z pracownikiem niepełnoetatowym, ryczałt należy przeliczyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Zalecane jest ustalenie stawki dzienne ryczałtu, ponieważ za okres nieświadczenia pracy zdalnej (np.: absencja, praca stacjonarna), ryczałt należy pomniejszyć. Dodatkowo, przy kalkulacji należy uwzględnić średnią cenę i zużycie energii elektrycznej oraz łącza internetowego.
Średnia liczba godzin do przepracowania w 2024 r. wynosi 167,36 (współczynnik urlopowy 20,92 x 8 h)
Średnia cena prądu wynosi 0.89 zł/kWh
Średnie zużycie energii przez laptop wynosi 0,15 kWh
Średnie zużycie energii przez router wynosi 0,012 kWh
Średnia miesięczna cena dostępu do internatu w Polsce w 2024 wynosi 63,88 zł.
Biorąc pod uwagę w/w dane, pracodawca może ustalić ryczałt w następujący sposób:
Przeciętny koszt zużytej energii dla laptopa:
0.89 zł/kWh x 0,15 kWh x 167,36 zł = 22,34 zł
Przeciętny koszt zużytej energii dla routera:
0.89 zł/kWh x 0,012 kWh x 167,36 zł = 1,78 zł
Przeciętny koszt Internetu:
63,88 zł : 732 h (366 dni /12 miesięcy x 24 h/doby) x 167,36 zł = 14. 60 zł
Łącznie miesięczny ryczałt wynosi:
38,72 zł ( 22,34 zł + 1,78 zł + 14. 60 zł)
Kwotę należy podzielić przez normatyw czasu pracy w danym miesiącu, aby otrzymać stawkę za dzień, np.: dniówka ryczałtu za wrzesień 2024 r. wynosi: 1,84 zł (38,72/21)
Ważne: Ryczałt za pracę zdalną nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof, a tym samym nie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu.
Wyliczenia przedstawione powyżej jest tylko przykładem sposobu kalkulacji. Należy mieć na uwadze, że w powyższej kalkulacji nie zostało uwzględnione używanie telefonu komórkowego, które wiąże się z wykorzystywaniem energii, używanie własnych narzędzie oraz materiałów przez pracownika oraz nie zostały uwzględnione nadgodziny.
Ciekawostka z GUS
Według danych podanych przez GUS w II kwartale 2024 r. w Polsce, zdalnie pracuje aż 10,2% wszystkich pracujących, czyli 1,756 osób.
Podstawa prawna:
art. 6724 Kodeksu pracy
Ustawa o PDOF