HR

Rekrutacja zgodna z prawem – jakich dokumentów może żądać potencjalny pracodawca?

29 sierpnia 2024

Rekrutacja to czasochłonny i skomplikowany proces, który ma na celu wyłonienie najlepszego spośród kandydatów do pracy na dane stanowisko. Poza zorganizowaniem całego procesu rekrutacji, pracodawca musi również pamiętać o przestrzeganiu ustawy o RODO, która jest kluczowym elementem każdej rekrutacji. W tym artykule omówię jakie przepisy prawa należy mieć na uwadze planując rekrutację oraz odpowiem na pytanie jakich danych potencjalny pracodawca nie może wymagać od kandydatów na dane stanowisko oraz jakie ustawodawca przewidział sankcje z tego tytułu.

Katalog danych osobowych kandydata do pracy

Katalog danych osobowych, których może żądać potencjalny pracodawca od kandydata do pracy został uregulowany w art. 221 Kodeksu pracy i jest zamknięty. W obecnym stanie prawnym, zostały wyszczególnione dwa pojęcia, które mają bezpośredni wpływ na to, jakich danych osobowych może wymagać pracodawca w procesie rekrutacji. Mowa tu o osobie ubiegającej się o zatrudnienie oraz o pracowniku. Kluczową rolę odgrywa tu prawidłowe odróżnienie tych dwóch określeń, ponieważ dla obydwu, zakres przetwarzania jest inny.

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, potencjalny pracodawca może żądać:

  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. datę urodzenia,
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  4. wykształcenie,
  5. kwalifikacje zawodowe,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ważne: Zgodnie z art. 221 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać podania danych o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Od pracownika, pracodawca może żądać większej ilości danych osobowych, jednak nadal występują tu ograniczenia wynikające z Kodeksu pracy oraz RODO. Zgodnie z obecnym stanem prawnym, co do zasady pracodawca ma prawo wymagać od swojego pracownika następujących danych:

  1. adres zamieszkania,
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Ważne: Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.

Czy pracodawca może żądać okazania dokumentów potwierdzających doświadczenie i kwalifikacje podczas trwania rozmowy kwalifikacyjnej?

Podczas procesu rekrutacji pracodawca chcąc wybrać najlepszego kandydat do pracy może zweryfikować wiedzę i umiejętności kandydata po przez zadawanie pytań merytorycznych, czy też przygotowanie specjalnego testu. Taki sposób pozwoli sprawdzić poziom posiadanych umiejętności i wiedzy, niezbędnych do pracy na danym stanowisku. Jednak, co w sytuacji, gdy pracodawca żąda okazania dokumentów potwierdzających doświadczenie i kwalifikacje podczas trwania rozmowy kwalifikacyjnej?

Otóż, taka sytuacja może okazać się bardzo problematyczna w kontekście naruszenia ustawy RODO oraz przepisów Kodeksu pracy. Należy zwrócić szczególną uwagę na terminologie użytą w Kodeksie pracy, dotyczącą udostępnienia danych osobowych kandydata. Chodzi tutaj o ,,podanie danych osobowych” zawarte w art. 221 § 2 Kodeksu pracy. Oznacza to, że na gruncie prawnym, potencjalnemu pracodawcy powinno wystarczyć dostarczone przez kandydata CV lub list motywacyjny w którym dane te są podane. Dodatkowo, potwierdza to fakt, że od 1 stycznia 2019 r. już nie obowiązuje rozporządzenie ministra pracy z 28 maja 1996 r., które wprost zezwalało na żądania okazania świadectw pracy od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Ponadto, należy również pamiętać o zasadzie minimalizacji danych, opisanej w 5 ust. 1 lit. c) ustawy RODO, zgodnie z którą, przetwarzanie danych osobowych musi  być adekwatne i ograniczone do celu ich przetwarzania. Dodatkowo, w dokumentach tj.: świadectwo pracy, potencjalny pracodawca nie tylko może potwierdzić doświadczenie danego kandydata, ale również zdobyć wiedzę na temat posiadanych dzieci, imion rodziców, czy aktualnych zajęć komorniczych, co jest sprzeczne z celem przetwarzania danych osobowych w toku rekrutacji. Oczywiście, osoba ubiegająca się o zatrudnienie może udostępnić dobrowolnie dokumenty potwierdzające doświadczenie i kwalifikacje, jednak należy tu pamiętać o stosownym oświadczenie kandydata. Taką tezę potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 października 2018 r., sygn. akt II PK 178/17:

,,W zakresie danych pracownika znajdujących się w jego aktach osobowych, przekraczających zakres danych określonych w art. 221 § 1 k.p., konieczna jest jego zgoda, aby pracodawca mógł przetwarzać te dane do celów rekrutacji”.

Ważne: Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych innych niż w art. 221 § 1 Kodeksu pracy osoby ubiegającej się o zatrudnienie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata oraz nie może stanowić przyczyn uzasadniających odmowę zatrudnienia.

Co grozi za nielegalne przetwarzanie danych osobowych?

W sytuacji gdy doszło o nielegalnego przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 107 ustawy o Ochronie danych osobowych, kto to przetwarza dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Wysokość grzywny została określona w art. 83 ust. 5 RODO i wynosi do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Podstawa prawna: 

art. 221 Kodeksu pracy 
5 ust. 1 lit. c) ustawy RODO
wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 października 2018 r., sygn. akt II PK 178/17
z art. 107 Ustawy o Ochronie danych osobowych
art. 83 ust. 5 RODO

Przeczytaj również:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *