Niewykorzystany urlop a zakończenie pracowniczego zatrudnienia

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy to jedno z najważniejszych zagadnień w kontekście zakończenia stosunku pracy. Wymaga szczególnej uwagi zarówno ze strony pracodawcy jak i pracownika. W sytuacji gdy dochodzi do zakończenia pracowniczego zatrudnia, niewykorzystany urlop powinien zostać rozliczony poprzez wypłatę ekwiwalentu. W tym artykule omówię zasady rozliczania niewykorzystanego urlopu oraz odpowiem na pytania jak proporcjonalnie naliczyć ilość przysługującego urlopu, jakie składniki stałe i zmienne wchodzą do podstawy ekwiwalenty oraz jak prawidłowo naliczyć kwotę należnego ekwiwalentu.

• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
• Jak ustalić liczbę dni ekwiwalentu na dzień zakończenia zatrudnienia
• Jakie składniki stałe i zmienne uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu
• Jak naliczyć kwotę należnego ekwiwalentu

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W sytuacji gdy dochodzi do zakończenia pracowniczego zatrudnia, a pracownik posiada niewykorzystany urlop, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia pieniężnego ekwiwalentu. Oczywiście, mowa tu o sytuacji, w której urlop pracowniczy nie został wykorzystany w całości przysługującego pracownikowi wymiaru, policzonego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Nie ma tu znaczenia na jakiej podstawie zakończył się stosunek pracy, ani z czyjej inicjatywy powstał. Jeśli pracodawca nie planuje podpisania kolejnej umowy, która byłaby kontynuacją wcześniejszego zatrudnienia, to co do zasady powinien wypłacić pracownikowi należny ekwiwalent. Wynika to wprost z art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Jak ustalić liczbę dni ekwiwalentu na dzień zakończenia zatrudnienia

Przede wszystkim należy ustalić jaki wymiar urlopu przysługuje pracownikowi. Zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy wymiar urlopu zależy od stażu pracy i wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Następnie pulę przysługującego urlopu należy policzyć proporcjonalnie – do miesiąca zakończenia stosunku pracy.

Przykład:

Martyna Z. została zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony w pełnym wymiarze czasu pracy od dnia 08 styczeń 2024 r. do 30 czerwiec 2024 r. Jej staż pracy wynosił powyżej 10 lat, więc wymiar rocznego urlopu wynosił 26 dni. Z racji, że umowa rozwiązała się z upływem czasu na jaki została zawarta, a pracownica nie wykorzystała ani jednego dnia urlopu, przysługuje jej ekwiwalent w wymiarze 13 dni.

Wynika to z następujących obliczeń: 6 (liczba miesięcy zatrudnienia):12 (liczba miesięcy w roku) x 26 dni = 13 dni urlopu (104 godz.).

Ważne: W przypadku gdy pracownik poza urlopem bieżącym posiada niewykorzystany urlop wypoczynkowy z poprzednich lat, również należy go wypłacić w ekwiwalencie.

Ważne: Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Oznacza to, że zaległy urlop z 2020 r. ulegnie przedawnieniu z dniem 30 wrzesień 2024 r. Pracownik nie będzie mógł go wykorzystać po tym terminie ani otrzymać za niego ekwiwalentu pieniężnego.

Jakie składniki stałe i zmienne uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu

Sposób wyliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy został określony w § 15 – 19 tzw.: rozporządzeniu urlopowym Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. Co do zasady, jest to ta sama metoda, którą stosuje się do naliczenia wynagrodzenia urlopowego.

Do podstawy obliczeniowej ekwiwalentu za urlop wchodzą składniki:

• w stałej stawce miesięcznej w stałej wysokości – § 15 rozporządzenia urlopowego,
• zmienne przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc – § 16 rozporządzenia urlopowego,
• zmienne przysługujące za okres dłuższy niż miesiąc – § 17 rozporządzenia urlopowego.

W/w składniki ustala się na miesiąc w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.

Ważne: Jeśli do zakończenia pracowniczego zatrudnienia doszło w połowie miesiąca, a nie z jego końcem, to podstawa do ekwiwalentu liczy się, jak za pełny miesiąc.

Składniki zmienne, które wchodzą do podstawy ekwiwalentu:

• dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych i dodatek za pracę w godzinach nocnych,
• premie regulaminowe o charakterze roszczeniowym,
• premie zdaniowe,

Składniki, które nie wchodzą do podstawy ekwiwalentu zostały określone w § 6 rozporządzenia urlopowego:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za specjalne zadania bądź osiągnięcia,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do minimalnego wynagrodzenia,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenia roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych, rentowych lub innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Stałe składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w należnej wysokości w miesiącu w której pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, czyli w miesiącu w którym zakończyło się pracownicze zatrudnienie.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc, a wypłacone w okresie trzech miesięcy poprzedzających prawo do nabycia ekwiwalentu przez pracownika, uwzględnia się w średniej wysokości. W sytuacji, gdy pracownik nie przepracował całego miesiąca należy podzielić wypłacone wynagrodzenie przez liczbę dni przepracowanych. Wynik należy pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik by przepracował zgodnie ze swoim czasem pracy.

Taką samą zasadę stosuje się do zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okres dłuższy niż miesiąc, a wypłacone w okresie dwunastu miesięcy poprzedzających prawo do nabycia ekwiwalentu przez pracownika, uwzględnia się w średniej wysokości. W sytuacji, gdy pracownik nie przepracował całego miesiąca należy podzielić wypłacone wynagrodzenie przez liczbę dni przepracowanych. Wynik należy pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik by przepracował zgodnie ze swoim czasem pracy.

Przykład:

Zuzanna K. została zatrudniona w oparciu o umowę o prace na czas nieokreślony od dnia 01 wrzesień 2023 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. Umowa z Zuzanną K. została rozwiązana na mocy porozumienia stron z dniem 31 lipca 2024 r. Pracownica otrzymywała wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej w wysokości: 5500 zł brutto. Do podstawy obliczeniowej ekwiwalentu za urlop w tym przypadku przyjmujemy kwotę: 5500 zł brutto, gdyż jest to stała kwota, wypłacane w stałej wysokości, a dodatkowe składniki wynagrodzenia nie występowały.

Jak naliczyć kwotę należnego ekwiwalentu

Kluczowym elementem niezbędnym do prawidłowego naliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest współczynnik do ekwiwalentu. Został on określony w art. § 19 rozporządzenia urlopowego. Ustala się go odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Współczynnik urlopowy w 2024 r. wynosi: 20,92.

Ważne: Współczynnik  ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy.

wymiar etatu	współczynnik
3/4 etatu	15,69
1/2 etatu	10,46
1/3 etatu	6,97
1/4 etatu	5,23

Po ustaleniu średniej miesięcznej kwoty ekwiwalentu, należy ustalić stawkę godzinową. Aby ją obliczyć, należy kwotę podstawy ekwiwalentu podzielić przez współczynnik, tj.: 20,92, a następnie wynik podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika.

Ważne: Zazwyczaj jest to 8 godzin, jednak należy pamiętać o np.: osobach niepełnosprawnych, posiadających umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności, ponieważ ich czas pracy co do zasady wynosi 7 godzin, ale nie tylko. Niektóre branże, np.: medyczna mają ustalony ustawowo inny czas pracy. W przypadku branży medycznej jest to 7 godzin i 35 minut.

Gdy już znamy wszystkie wartości, otrzymaną stawkę godzinową należy pomnożyć przez ilość godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Przykład:

Krzysztof F. został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy od dnia 25 maj 2021 r. W wyniku wypowiedzenia złożonego przez Krzysztofa F. stosunek pracy zakończył się z dniem 31 lipca 2024 r. Krzysztof F. otrzymywał stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 4300 zł brutto. Składniki zmienne nie występowały. Pracownik na dzień zakończenia pracy posiadał niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze 16 dni, tj.:128 godzin, a jego dobowy czas pracy wynosił 8 godzin. Kwota ekwiwalentu Krzysztofa F. wynosi: 3 288,32 zł brutto.

Wynika to z następujących obliczeń:

4300 zł : 20,92 = 205,54 zł

205,54 zł : 8 godz. = 25,69 zł

25,69 zł * 128 godzin = 3 288,32 zł brutto

Przykład:

Sylwia G. została zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony w pełnym wymiarze czasu pracy od dnia 01 luty 2023 r. do 31 maja 2024 r. Jej dobowy wymiar czasu pracy wynosił 8 godzin. Liczba niewykorzystanego urlopu 12 dni, tj.: 96 godzin. Sylwia G. otrzymywała stałe wynagrodzenia zasadnicze w wysokości: 6000 zł brutto oraz zmienne premie miesięczne. Pracownica otrzymała następujące premie:

• za luty 2024 r. – 1000 zł
• za marzec 2024 r. – 800 zł
• za kwiecień 2024 r. – 1200 zł,

Ponieważ pracownica otrzymywała wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej w podstawie ekwiwalentu należy uwzględnić należne wynagrodzenie w miesiącu w którym nabyła prawo do ekwiwalentu, tj.: 6000 zł oraz średnią z wypłaconych składników zmiennych.

Do obliczenia składników zmiennych należy przyjąć średnią z wypłaconych składników za luty, marzec i kwiecień 2024 r., czyli 1000 + 800 + 1200 = 3000 zł, a następnie wynik należy podzielić przez ilość miesięcy, tj.: 3000 : 3 = 1000 zł

Następnie należy zsumować podstawę do ekwiwalentu, czyli składniki stałe i zmienne:

6000 + 1000 zł = 7000 zł.

Aby ustalić kwotę za jeden dzień ekwiwalentu należy sumę składników stałych i zmiennych podzielić przez współczynnik, tj. 20,92

7000 : 20,92 = 334,60 zł

Następnie należy ustalić stawkę godzinową:

334,60 : 8 = 41,82 zł

Następnie stawkę godzinową należy pomnożyć przez ilość godzin niewykorzystanego urlopu

41,82 * 96 = 4014,72 zł brutto.

Kwota ekwiwalentu do wypłaty wynosi: 4014,72 zł brutto.

Podstawa prawna:
art. 171 § 1 Kodeksu pracy
art. 154 § 1 Kodeksu pracy,
§ 6 r, § 15 – 19 rozporządzenia z dnia 8 stycznia 1997 r.
w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.