Kontrola ZUS w firmie  – najważniejsze informację

Kontrola z ZUS budzi wiele pytań i obaw wśród pracodawców. Jej głównym celem jest sprawdzenie prawidłowego wywiązywania się przez płatników składek z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. Dodatkowo, kontrola ma na celu pomoc w przestrzeganiu prawa ubezpieczonych, świadczeniobiorców i płatników składek. W tym wpisie umówię co może stanowić przedmiot kontroli ZUS, jakie uprawnienia mają inspektorzy przeprowadzający kontrolę oraz w jaki sposób ZUS wybiera płatników do kontroli.

• Kontrola – podstawa prawna
• Jak pracodawca dowiaduje się o wszczęciu kontroli z ZUS
• Zakres kontroli ZUS
• Jak ZUS wybiera płatników składek do kontroli
• Uprawnienia inspektorów kontroli ZUS
• Obowiązki płatników składek w trakcie kontroli
• Jak długo może trwać kontrola
• Jak kończy się kontrola
• Co płatnik składek powinien zrobić po kontroli

Kontrola – podstawa prawna

Zasady i tryb przeprowadzania kontroli z ZUS zostały określony w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek oraz w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Kontrolę co do zasady przeprowadzają inspektorzy ZUS. W niektórych przypadkach w kontroli ZUS może uczestniczyć pracownik ZUS, który nie jest jeszcze inspektorem kontroli, ale przygotowuje się do egzaminu na to stanowisko. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie firmy lub miejscu prowadzenia działalności, a także w miejscu, w którym płatnik składek przechowuje dokumentację, o ile wyrazi na to zgodę. Dodatkowo kontrola może również odbywać się w trybie zdalnym, jeżeli  usprawni to prowadzenie czynności kontrolnych lub przemawia za tym charakter prowadzonej działalności.

Ważne: Płatnik składek może złożyć wniosek o kontrolę zdalną po wszczęciu kontroli lub w trakcie jej prowadzenia. Wniosek powinien zawierać dane płatnika składek oraz adres e-mail, który będzie służył do wymiany korespondencji w trakcie prowadzonej kontroli.

Jak pracodawca dowiaduje się o wszczęciu kontroli z ZUS

Tryb zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli przez ZUS jest przede wszystkim zależny od formy prawnej płatnika składek. W przypadku, gdy płatnik składek jest przedsiębiorcą, to ZUS musi doręczyć przed kontrolą zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. W takim przypadku inspektor może rozpocząć kontrolę najwcześniej po 7 dniach, ale najpóźniej 30-tego dnia, licząc od dnia, w którym płatnikowi doręczono zawiadomienie.

Natomiast w przypadku płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą nie zostały sformalizowane zasady powiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli przez ZUS. W praktyce ZUS przekazuje taką informację telefonicznie lub podczas wręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli w siedzibie firmy.

Zakres kontroli ZUS

Zgodnie z art. 86 ustawy o sus, kontrolę przeprowadzają inspektorzy i może obejmować:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych (terminy i poprawność zgłoszeń),
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład,
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
• wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
• dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Co do zasady, kontrola może obejmować wszystkie w/w punkty, ale nie musi. Oznacza to, że zakres kontroli może zostać zawężony.

Ważne: Zakres kontroli jest opisany w upoważnieniu inspektora do jej przeprowadzenia.

Jak ZUS wybiera płatników składek do kontroli

Kontrola ma charakter planowy. Oznacza to, że jest prowadzona na podstawie rocznego planu kontroli. Dobór płatników składek w ramach realizacji planu kontroli poprzedzony jest analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań, które zostały zlecone ZUS.

Uprawnienia inspektorów kontroli ZUS

Zgodnie z art. 87 ustawy o sus w trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli Zakładu ma prawo:

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
• zabezpieczać zebrane dowody,
• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
• wzywać i przesłuchiwać świadków,
• wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Ważne: Inspektor kontroli wykorzystuje dla celów kontroli informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek.

Obowiązki płatników składek w trakcie kontroli

Podczas trwania kontroli, płatnicy składek są zobowiązani do:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji, które wiążą się z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
• udostępnić do oględzin składniki majątku,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów, które wiążą się z zakresem kontroli,
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
• udzielać wyjaśnień,
• przedstawić polskie tłumaczenie dokumentacji, którą sporządzono w języku obcym.

Jak długo może trwać kontrola

Długość trwania kontroli, co do zasady jest uzależniona od formy prawnej kontrolowanego. Jeżeli płatnik nie jest przedsiębiorcą – kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc. Jeśli trzeba pozyskać dowody ze źródeł osobowych, opinię z innych instytucji, kontrola nie powinna trwać dłużej niż dwa miesiące. Natomiast w przypadku płatnika składek będącego przedsiębiorcą w jednym roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać:

• jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
• jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
• jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
• jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.

Jak kończy się kontrola

Po zakończonej kontroli inspektor sporządza protokół pokontrolny w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, dla każdej ze stron. Opisuje w nim ustalenia dokonane w jej trakcie. Taki dokumentu zawiera przede wszystkim informację o zakresie kontroli, czasu jej trwania, opis ustaleń wraz ze wskazaniem podstaw prawnych, przedstawienie dowodów oraz pouczenie o prawie do złożenie zastrzeżeń na które kontrolowany ma 14 dni od daty otrzymania protokołu.

Co pracodawca powinien zrobić po kontroli

Gdy upłynie termin, w którym płatnik składek może zgłosić zastrzeżenia, musi on złożyć dokumenty korygujące na które, co do zasady ma 30 dni od dnia, w którym otrzymał protokół kontroli. Jest to bardzo istotne, ponieważ w sytuacji, gdy dokumenty korygujące nie zostaną złożone w terminie, ZUS wszczyna postępowanie administracyjne. O wszczęciu tego postępowania ZUS zawiadamia płatnika składek pisemnie. Postępowanie administracyjne trwa miesiąc, a w sprawach szczególnie skomplikowanych, nie dłużej niż 2 miesiące i kończy się wydaniem decyzji. Po otrzymaniu decyzji płatnik składek może złożyć dokumenty korygujące w terminie 7 dni od daty jej uprawomocnienia, jeśli się zgadza z jej rozstrzygnięciem lub odwołać się do sądu, jeśli się nie zgadza z jej rozstrzygnięciem.

Podstawa prawna: 

Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności rozdział 10
Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek
Ustawa o prawie przedsiębiorców