Czy Pit-11 można wysłać pracownikowi e-mailem?

W dobie cyfryzacji komunikacja z pracownikiem za pośrednictwem środków elektronicznego przekazu cieszy się coraz większą popularnością. Pracodawcy nie tylko coraz częściej korzystają z różnego rodzaju programów i komunikatorów w celu przekazania pracownikowi różnego rodzaju komunikatów dotyczących pracy, ale również coraz częściej wybierają elektroniczną formę do wysyłania dokumentacji pracowniczej, tj. umowy o pracę, oświadczenia itp. Czy to oznacza, że Pit-11 również można wysłać za pośrednictwem e-mail? W tym wpisie odpowiem na to pytanie oraz o czym należy pamiętać decydując się na wysłanie e-mail zawierający Pit-11 i do kiedy pracodawca ma obowiązek wydać Pit-11.

• Czy można przekazać pracownikowi  Pit-11 za pośrednictwem e-mail?
• O czym należy pamiętać przysyłając pracownikowi Pit-11 za pośrednictwem e-mail?
• Do kiedy pracodawca ma czas na wydanie informacji Pit-11?

Czy można przekazać pracownikowi  Pit-11 za pośrednictwem e-mail?

Pracodawca jest zobowiązany do przekazania pracownikom oraz osobą wykonującym umowy cywilnoprawne informacji Pit-11. Dokument ten jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia się z Urzędem Skarbowym. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania informacji Pit-11 za każdą osobę, która osiągnęła przychód w danym roku kalendarzowym. Natomiast jeśli chodzi o przekazanie pracownikowi informacja Pit-11, przepisy nie zabraniają skorzystania z elektronicznych nośników, np.: e-mail. Warunkiem przekazania pracownikowi dokumentu w takiej formie jest posiadanie adresu e-mail pracownika oraz opatrzenie informacji podpisem elektronicznym.

O czym należy pamiętać przysyłając pracownikowi Pit-11 za pośrednictwem e-mail?

Warto tutaj przytoczyć indywidualną interpretację wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0114-KDIP3-3.4011.438.2017.1.JK2), zgodnie z którą:

• Pit-11 powinien być sporządzony według obowiązującego wzoru,
• Podatnik wyraził zgodę na otrzymanie dokumentu w postaci elektronicznej (taka zgodna nie jest wymagana),
• Pit-11 musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym,
• Pracodawca posiada dowód faktycznego przekazania i doręczenia pracownikowi wiadomości elektronicznej.

Takie stanowisko potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 13 stycznia 2012 r., Nr IPPB4/415-792/11-3/MP, w której stwierdził:

,,Brak jest przesłanek uniemożliwiających przekazywanie informacji PIT-11 oraz PIT-40 w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym, umieszczonej na zabezpieczonej platformie internetowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej”.

Podobne twierdzenie zostało również zawarte przez WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 22 października 2010 r., (sygn. akt I SA/Po 486/10):

,,Brak jest przeszkód prawnych dla uznania, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym pod adres podatnika (pracownika) podany w tym celu, pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji”.

Oznacza to, że realizacją obowiązku przekazywania podatnikowi informacji Pit-11 może zostać wysłana za pośrednictwem e-maila, o ile zostaną spełnione w/w warunki.

Do kiedy pracodawca ma czas na wydanie informacji Pit-11?

Termin na przekazanie pracownikowi informacji Pit-11 mija 28 lutego 2025 r. W praktyce najczęściej przekazanie pracownikowi dokumentu rozpoczyna się z początkiem lutego.

W sytuacji, gdy pracodawca nie przekaże pracownikowi informacji w w/w terminie, nie oznacza to,że jest jest zwolniony z rozliczenia się z fiskusem. Wiąże się to z dokonaniem samodzielnego obliczenia kwot i złożenia rozliczenia deklaracji rocznej.