Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody?

Urlop wypoczynkowy został uregulowany w Kodeksie pracy i jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych. Jednak to temat, który budzi wiele pytań i wątpliwości zarówno wśród pracodawców jak i pracowników. Pracodawca co do zasady ma obowiązek zarządzania czasem pracy i wypoczynku swoich pracowników, jednak również pracownik ma prawo do decydowania o swoim urlopie. W tym artykule omówię przepisy prawa pracy dotyczące urlopu wypoczynkowego oraz odpowiem na pytania czy pracodawca może wysłać pracownika bez jego zgody na urlop wypoczynkowy oraz kiedy niewykorzystany urlop przepada.

• Urlop wypoczynkowy w skrócie
• Czy pracodawca może wysłać pracownika bez jego zgody na urlop
• Kiedy niewykorzystany urlop przepada

Urlop wypoczynkowy

Urlop wypoczynkowy jest jednym z przywilejów pracowniczych i został uregulowany w art. 152 Kodeksu pracy. Dotyczy tylko i wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i nie ma tu znaczenia, czy umowa o pracę została zawarta na okres próby, czas określony, czy też czas nieokreślony. Pracownik co do zasady, nabywa do niego prawo z pierwszym dniem rozpoczęcia pracy. Wyjątkiem od tej reguły są pracownicy, który podejmują pracę po raz pierwszy w życiu w danym roku kalendarzowym, czyli tacy, których jest to pierwsza praca w oparciu o umowę o pracę. Zgodnie z art. 153 § 1 Kodeksu pracy, taki pracownik uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu, a o przysługującym wymiarze urlopu decyduje staż pracy pracownika.

W przypadku pierwszej pracy w życiu wymiaru urlopu wypoczynkowego co do zasady nie zaokrąglę się w górę, a jego wymiar wynosi:

• 1,66 dnia urlopu (13 godzin i 17 minut) przy stażu urlopowym poniżej 10 lat,
• 2,16 dnia urlopu ( 17 godzin i 17 minut) przy stażu urlopowym wynoszącym co najmniej 10 lat.

Pracodawca może zaokrąglić wymiar urlopu do pełnych dni na korzyść pracownika, jednak nie musi tego robić.

Przykład: Maciej T. rozpoczął pracę po raz pierwszy na okres próbny od dnia 01 marzec 2024 r. do dnia 31 maj 2024 r w pełnym wymiarze etatu. Ponieważ jest to pierwsza praca pracownika, przysługujący mu wymiar urlopu wynosi 20 dni liczonych proporcjonalnie. Maciej T. nabywa prawo do urlopu dopiero po zakończeniu miesiąca kalendarzowego tj.: od 31 marzec 2024 r. w wymiarze: 1,66 dnia – 13 godzin i 17 minut.

Pozostałym pracownikom zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Należy jednak pamiętać, że jest to pula urlopu przysługująca za pełny rok kalendarzowy. W sytuacji gdy do zatrudnienia doszło w połowie roku kalendarzowego, należy policzyć proporcjonalnie wymiar przysługującego urlopu zgodnie z obowiązującym pracownika wymiarem urlopu.

Przykład: Justyna Z. została zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony od dnia 03 czerwiec 2024 r do dnia 31 grudzień 2024 r. na pełen etat. Justyna Z. ma staż pracy powyżej 10 lat, więc przysługuje jej roczny wymiar urlopu w wysokości 26 dni. Ponieważ rozpoczęła pracę w czerwcu, przysługujący jej wymiar urlopu na dany rok liczony proporcjonalnie wynosi: 16 dni.

Wynika to z obliczeń: 7 (ilość miesięcy pozostałych do końca roku) : 12 (liczba miesięcy w roku) x 26 = 15,16 w zaokrągleniu 16 dni (128 godzin).

Ważne: Zgodnie z art. 155¹ § 2 Kodeksu pracy, pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż 20 lub 26 dni, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Aby prawidłowo określić pule należnego pracownikowi urlopu na dany rok kalendarzowy należy pamiętać o okresach nauki, które zgodnie art. 155 § 1 Kodeksu pracy wliczają się do stażu pracy i wynoszą:

• zasadnicze lub inne równorzędne szkoły zawodowe – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• średnie szkoły zawodowe – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• średnie szkoły zawodowe dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
• średnie szkoły ogólnokształcące – 4 lata,
• szkoły policealne – 6 lat,
• szkoły wyższe – 8 lat,

Ważne: W/w okresy nie podlegają sumowaniu. Oznacza to, że jeśli pracownika np. skończył liceum ogólnokształcące (4 lata), a następnie ukończył studia wyższe (8 lat) to do stażu pracy bierzemy tylko 8 lat wynikające z ukończenia szkoły wyższej.

Ważne: Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się albo okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka albo okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody

To pytanie wzbudza wiele kontrowersji zarówno wśród pracowników jak i pracodawców. W praktyce, często zdarzają się sytuację, gdy pracownik nie wykorzystuje bieżącego urlopu wypoczynkowego, a ten przechodzi na następny rok. Taka sytuacja może być kłopotliwa dla pracodawcy, ponieważ może go narazić na mandat karny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł, bowiem nieudzielenie pracowników przysługującego mu urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem.

Ważne: Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy, pracodawca na wniosek pracownika może podzielić urlop wypoczynkowy na części, jednak należy pamiętać, że co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

W obecnym stanie prawnym istnieją tylko dwie możliwości w których pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na zaległ urlop.

Pierwszą sytuacją to wysłanie pracownika na urlop wypoczynkowy podczas trwania okresy wypowiedzenia. Wynika to wprost z art. 167¹ Kodeksu pracy. W praktyce, pracodawca w dokumencie z wypowiedzeniem umowy o pracę dodaje zapis zobowiązujący pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego, podając okres w jakim pracownik będzie zobowiązany go wykorzystać razem z ilością dni urlopu do wykorzystania.

Przykładowy zapis: Na podstawie art. 167¹ Kodeksu pracy w okresie wypowiedzenia zobowiązuję Pana/Panią do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w wymiarze: 10 dni roboczych w terminie od dnia 02.04.2024 r. do dnia 15.04.2024 r.

Ważne: Urlop wypoczynkowy udziela się tylko w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Taki stan został potwierdzony przez liczne orzecznictwa, m.in.:

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 styczeń 2017 r. sygn.akt: 40/16 ,, Udzielenie przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia umowy o pracę wiąże pracownika, jeżeli pracodawca określił dokładnie termin tego urlopu (art. 167¹ k.p.)”.

Druga sytuacja w której pracodawca bez zgody pracownika może wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy dotyczy wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego. Co do zasady, taki urlop powinien zostać wykorzystany do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. W praktyce, pracodawca może zobowiązać pracownika do podania terminu, w którym ten rozpocznie zaległy urlop. Jednak gdy pracownik uchyla się od wskazania takiego terminu, a czas określony w przepisach się kończy, pracodawca może jednostronnie, bez zgody pracownika wysłać go na zaległy urlop.

Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 września 2003 r. syng.akt: 403/02, który stwierdził, że urlop wypoczynkowy za poprzednie lata nie wymaga zgody pracownika. Dodatkowo takie samo stanowisko wyraził MRPiPS  w interpretacji z dnia 9 listopada 2016 r.  nr 6830 w sprawie niewykorzystania zaległego urlopu:

,, Jak przyjmuje orzecznictwo sądowe w przypadku udzielenia na podstawie powołanego przepisu art. 168 k.p. urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody(wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 września 2003 r., sygn. akt I PKN 403/02, OSNP 2004/18/310; wyrok z dnia 24 stycznia 2006 r., sygn.akt I PK 124/05 OSNP 2006/23-24/354).”

Ważne: Jeśli wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego rozpocznie się z ostatnim dniem określonym w przepisach, tj. 30 września, to jego termin uznaje się za zachowany.

Kiedy niewykorzystany urlop przepada

Chociaż zgodnie z regulacjami opisanymi w tym artykule pracodawca posiada możliwość jednostronnego wysłanie pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy, to czasem z równych powodów niedotyczących pracownika, pracodawca nie korzysta z dostępnych narzędzi. Wobec tego, czy naprawdę pracownik może stracić prawo do należnego urlopu? Niestety tak.

Możliwość wykorzystania z zaległego urlopu jest limitowana. Zgodnie z art. 291 §1 Kodeksu pracy, Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Oznacza to, że po upływie tego okresu pracownik traci prawo do możliwości wykorzystania zaległego urlopu, a wypłata ekwiwalentu nie przysługuje.

Przykład:  Niewykorzystany urlop z 2021 r. ulegnie przedawnieniu we 30 wrześniu 2025 r.

Podstawa prawna: 

art. 152 Kodeksu pracy, 
art. 153 § 1 Kodeksu pracy,
art. 154 § 1 Kodeksu pracy,
art. 155 § 1 Kodeksu pracy,
art. 162 Kodeksu pracy,
art. 1671 Kodeksu pracy,
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 styczeń 2017 r. sygn.akt: 40/16,
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 września 2003 r. syng.akt: 403/02,
Interpretacja MRPiPS z dnia 9 listopada 2016 r. nr 6830,
art. 291 §1 Kodeksu pracy.