Background screening – czyli o weryfikacji kandydata do pracy w świetle obowiązujących przepisów
Background screening jest coraz częściej stosowanym narzędziem w procesach rekrutacji. Metoda ta polega na weryfikacji przeszłości kandydata do pracy w aspekcie posiadanego doświadczenie oraz sprawdzenie, czy jego przeszłość jest nienaganna, aby zminimalizować ryzyko związane z zatrudnieniem nieodpowiedniego kandydata. Należy jednak pamiętać, aby background screening był przeprowadzony zgodnie z obowiązującym przepisami. W tym wpisie omówię czym jest background screening, jak wygląda aspekt prawny tej metody i jakie sankcje są przewidziane za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z prawem.
- Background screening – co to jest?
- Jakich danych może dotyczyć background screening?
- Jakie sankcje są przewidziane za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z prawem?
Background screening – co to jest?
Background screening lub background checking to weryfikacja życiorysu kandydata do pracy w procesie rekrutacji. Celem takiego prześwietlenia kandydata do pracy jest upewnienie się, że posiada on zadeklarowane umiejętności i wykształcenia, a często także nieposzlakowaną opinię zawodową. Jest to niezwykle pomocne w uniknięciu zatrudnienia nieuczciwego kandydata do pracy, którego CV znacznie rozminęło się z prawdziwym doświadczeniem zawodowym.
Według różnych raportów, aż ponad 70% dużych firm przeprowadza dodatkową weryfikację kandydatów do pracy. Najczęściej weryfikacja sprawdza się do odnalezienia profilu kandydata na branżowych portalach, tj.: Linkedin. Jednak nie jest to jedyny sposób. Otóż, istnieje wiele firm wyspecjalizowanych w kompleksowym prześwietlanie kandydatów do pracy. Jednak, należy tu pamiętam, że każda weryfikacja, czy przeprowadzona przez rekrutera, czy przez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną, musi przestrzegać przepisów Kodeksu pracy oraz ustawy o RODO.
Jakich danych może dotyczyć background screening?
Dane, których może żądać pracodawca podczas procesu rekrutacji zostały określone w art. 221 § 1 Kodeksu pracy i obejmują:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Należy jednak pamiętać, że dane o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, pracodawca może żądać tylko wtedy, jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Oznacza to, że wszystkie dane ponad te, które są związane z danym stanowiskiem pracy, nie mogę być zweryfikowane przez pracodawcę zgodnie z prawem.
Bardzo często jednak zdarza się, że pracodawca wymaga dodatkowej weryfikacji historii edukacji, doświadczenia zawodowego i przyszłości kryminalnej, a nawet w niektórych przypadkach informacji kredytowych,czy historii motoryzacyjnej. W praktyce, osoby zajmujące się weryfikacją kandydata kontaktują się z uczelnią lub byłym pracodawcą w celu potwierdzenia transparentności kandydata. W odniesieniu do potwierdzenie doświadczenia zawodowego, jeśli kandydat zostanie poinformowany o konieczności skontaktowania się z byłym pracodawcą i wyrazi na nią zgodę, to jak najbardziej, taka weryfikacja jest możliwa Należy jednak pamiętać o zachowaniu odpowiednich procedur i uzyskania dodatkowej zgody od kandydata, która będzie stanowiła podstawę do przetwarzania danych osobowych w nadmiarowym zakresie.
Natomiast, jeśli chodzi o potwierdzenia wykształcenia po przez kontakt z uczelnią lub szkołą, zdaniem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych taka praktyka jest nielegalna i narusza prawa i wolności kandydata.
Jakie sankcje są przewidziane za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z prawem?
W sytuacji gdy doszło do nielegalnego przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 107 ustawy o Ochronie danych osobowych, kto te przetwarza dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Wysokość grzywny została określona w art. 83 ust. 5 RODO i wynosi do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
Podstawa prawna:
art. 221 § 1 Kodeksu pracy
Poradnik RODO Ochrona danych osobowych w miejscu pracy
art. 107 ustawy o Ochronie danych osobowych
art. 83 ust. 5 RODO