ZUS IWA – o czym należy pamiętać?

Początek roku dla pracowników działku kadr i płac to szczególnie trudny okres, zwłaszcza w aspekcie obowiązku przekazania szeregu dokumentów rozliczeniowych do różnych instytucji. Jednym z najważniejszych zadań jest przekazanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych formularzu ZUS IWA za poprzedni rok. Na podstawie przekazanych danych, zostanie ustalona wysokość stopy procentowej składki wypadkowej. Prawidłowe wypełnienie i terminowe wysłanie tego dokumentu jest kluczowe do prawidłowego naliczania wynagrodzeń oraz sporządzania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. W tym wpisie omówię czym jest ZUS IWA, jak ustalić liczbę ubezpieczonych do ZUS IWA oraz którzy płatnicy składek są zobowiązani do złożenia dokumentu, a którzy nie muszą tego robić.

• Czym jest ZUS IWA?
• Kto jest zobowiązany do złożenia ZUS IWA?
• Kto nie musi składać ZUS IWA?
• Jak ustalić liczbę ubezpieczonych do ZUS IWA?

Czym jest ZUS IWA?

ZUS IWA to formularz, na podstawie którego Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustala wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, które będzie obowiązywać od kwietnia bieżącego roku przez następny rok, tj. do 31 marca 2027 r., Termin przekazania formularzu w tym roku przypada na 2 lutego (31 stycznia wypada w sobotę).

Kto jest zobowiązany do złożenia ZUS IWA?

Obowiązek składania dokumentu ZUS IWA za poprzedni rok kalendarzowy ciąży na płatnikach składek, którzy:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. oraz przez minimum 1 dzień w styczniu 2026 r.
• w 2025 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• w dniu 31 grudnia 2025 r. byli wpisani do rejestru REGON.

Kto nie musi składać ZUS IWA?

Brak obowiązku składania ZUS IWA dotyczy:

• płatników, którzy w 2025 r. przez cały rok nie zgłaszał ani jednej osoby do ubezpieczenia wypadkowego,
• płatników, którzy pomimo zgłoszenia do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej 10 osób w jednym z miesięcy nie byli płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe,
• płatników, którzy przez cały rok byli płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe, ale w styczniu bieżącego roku już nie byli płatnikiem w styczniu 2026 r.

Jak ustalić liczbę ubezpieczonych do ZUS IWA?

Aby ustalić liczbę osób ubezpieczonych, należy uwzględnić wszystkie osoby, które podlegały pod ubezpieczenie wypadkowe w poszczególnych miesiącach, przez przynajmniej jeden dzień. W odróżnieniu do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz ubezpieczenia chorobowego ubezpieczenie wypadkowe jest ubezpieczeniem obowiązkowym, zgodnie z art. 12 ust. 1 u.s.u.s.

Ważne: W licznie ubezpieczonych należy również wliczyć osoby pobierające wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy.

Do liczby ubezpieczonych na potrzeby formularza ZUS IWA nie wliczamy:

• osoby, które nie podlegają pod ubezpieczenia społeczne i wypadkowe,
• osoby przebywające przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierającym zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
• osoby podlegające ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu (np. osoby wykonujące pracę nakładczą).

Zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej, ustalenie liczby osób zgłoszonej do ubezpieczenia wypadkowego ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w Zakładzie co najmniej 1 dzień. Następnie sumę należy podzielić przez 12 (miesięcy).

Ważne: Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5 lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5 (np. 9,49 ~ 9; 9,5 ~ 10).

Przykład: Firma Sprzątająca była zgłoszona do ZUS jako Płatnik składek nieprzerywanie przez cały 2025 r. W poszczególnych miesiącach 2025 r., firma zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego:

Suma ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu
poszczególnych miesięcy 2025 r., wynosi: 132 osoby, w związku z czym, liczba ubezpieczonych wynosi: 132/12=11.

Oznacza to, że firma spełnia warunek, zgodnie z którym jest zobowiązana do złożenia formularzu ZUS IWA za 2025 r. Dodatkowo, w/w ilość osób zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego należy wykazać w polu III.01 informacji ZUS IWA.