Staż pracy po zmianach – jak go udokumentować?

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy w 2026 r. zostaje rozszerzony katalog okresów wliczanych do stażu pracy, co będzie miało istotny wpływ na ustalenie prawa do urlopów oraz innych świadczeń pracowniczych. W tym wpisie omówię jakie okresy wliczają się do stażu pracy, na podstawie jakich dokumentów będzie można wliczyć staż pracy oraz jak krok po kroku złożyć wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia.

• Jakie okresy wliczają się do stażu pracy?
• W jaki sposób udokumentować staż pracy?
• Jak krok po kroku złożyć wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia?

Jakie okresy należy wliczyć do stażu pracy?

Zgodnie z art. 302¹ Kodeksu pracy, do stażu pracy wlicza się:

• okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
• współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną,
• pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych,
• okresy prowadzenia działalności gospodarczej niepodlegające ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym z tytułu korzystania ulgi na start,
• okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą podejmującą działalność gospodarczą, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• okresy, za które zostały sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności gospodarczej,
• okresy, za które zostały za sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą.

Ważne: Nowe przepisy będą miały zastosowanie:

1. od 1 stycznia 2026 r. – wobec pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych,
2. od 1 maja 2026 r. – wobec pozostałych pracodawców.

W jaki sposób udokumentować staż pracy?

Podstawą do wliczenia okresów wymiecionych w art. 302¹ Kodeksu pracy, do stażu pracy jest przedłożenie pracodawcy zaświadczenia wydanego przez ZUS, o ile za dany okres pracownik był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub opłacał składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe lub korzystał z tzw. ulgi na start.

Ważne: Na formularz ZUS UPS możesz zawnioskować o potwierdzenie wszystkich okresów ubezpieczenia lub wybranych.

Ważne: Do uzyskania zaświadczenia o okresach ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r. obowiązuje druk US-7.

W sytuacji, gdy za dany okres nie były odprowadzone w/w składki, wówczas istnieją alternatywne możliwości udokumentowania stażu pracy, poprzez przedłożenie pracodawcy następujących dokumentów:

• umowa zlecenie, umowa agencyjna, B2B,
• zaświadczenie od zleceniobiorcy, agencji zatrudnienia,
• zaświadczenia z agenci pracy tymczasowej,
• faktury, rachunki za okres świadczenia usług lub wykonywania zlecenia,
• potwierdzenia przelewów z wynagrodzenia.

Jak krok po kroku złożyć wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia?

Wniosek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy o symbolu USP jest dostępny od 1 stycznia 2026 r. na eZUS i można go wysłać wyłącznie elektronicznie.

Aby wypełnić wniosek należy:

1. Zalogować się do eZUS i w prawym górnym rogu wybrać zakładkę ,,Ubezpieczony”

2. Z MENU po lewej stronie należy wybrać zakładkę ,,Dokumenty i wiadomości”

3. Wybrać z listy ,,Dokumenty robocze”

4. Na dole strony wybrać ,,Utwórz nowy”

5. Po otwarciu listy wniosków należy wyszukać ,,Wniosek USP” i kliknąć ,,Utwórz dokument”

6. W nowym oknie pojawi się formularz do wypełnienia. Należy wypełnić formularz oraz wybrać okresy ubezpieczeń, którego wniosek dotyczy.

7. Po wypełnieniu formularza należ kliknąć ,,Sprawdź” (jeśli weryfikacja przebiegła pomyślnie) należy kliknąć ,,Zapisz”, a następnie ,,Zamknij”

8. Następnie należy podpisać wniosek elektronicznie.

9. Następie należy zautoryzować usługę wybierając jeden ze sposobów, tj.: profil PEU, profil zaufany ePUAP, kwalifikowany podpis elektroniczny. Po podpisaniu wniosek zostanie przekazany do ZUS.


Podstawa prawna:

art. 302(1) Kodeksu pracy,
Zakład Ubezpieczeń Społecznych