Brak dokumentów potwierdzających staż pracy, a uprawnienia do urlopu wypoczynkowego

Zatrudnienie nowego pracownika to szereg obowiązków, który ciąży nie tylko na pracodawcy, ale również na pracowniku. Jednym z takich obowiązków jest prawidłowe naliczenie wymiaru przysługującego urlopu wypoczynkowemu. W praktyce, zdarzają się sytuację, w których nowo zatrudniony pracownik nie dostarcza dokumentów potwierdzających staż pracy, a jedynym dokumentem informującym  pracodawcę o przebiegu zatrudnienia i wykształceniu pracownika jest CV, przesłane w toku rekrutacji.

W tym wpisie omówię ogólne zasady urlopu wypoczynkowego oraz odpowiem na pytania: jak należy naliczyć wymiar urlopu pracownika w przypadku braku dokumentów potwierdzających staż pracy, czy pracodawca może żądać przedłożenia przez pracownika świadectw pracy oraz jak naliczyć wymiar urlopu pracownika, który w trakcie zatrudnienia doniósł dokumenty uprawniające do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

• Ogólne zasady urlopu wypoczynkowego
• Jak należy naliczyć wymiar urlopu pracownika w przypadku braku dokumentów potwierdzających staż pracy?
• Czy pracodawca może żądać przedłożenia przez pracownika świadectw pracy?
• Jak naliczyć wymiar urlopu pracownika, który w trakcie zatrudnienia doniósł dokumenty uprawniające do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego?

Ogólne zasady urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy to jeden z przywilejów przysługujący osobą zatrudnionym na podstawie umowy o pracę i nie ma tu znaczenia, czy umowa została zawarta na okres próbny, czas określony, czy nieokreślony. Prawo do urlopu wypoczynkowego zostało uregulowane w dziale VII Kodeksu pracy i stanowi, że każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerywanego urlopu wypoczynkowego, a pracownik nie może zrzec się prawa do niego. Pula przysługującego urlopu dla danego pracownika została uregulowana w art. 154 Kodeksu pracy i zależy od posiadanego stażu pracy, tj.:

20 dni – jeżeli pracownik posiada staż pracy mniejszy niż 10 lat,

26 dni – jeżeli pracownik posiada staż pracy wynoszący co najmniej 10 lat.

Ważne: Do stażu pracy należy również wliczyć okresy nauki, zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy.

Dodatkowo, należy zwrócić szczególną uwagę na nomenklaturę, ponieważ w/w zasada nabywania uprawnień do należnego wymiaru urlopu wypoczynkowego, dotyczy wyłącznie pracowników, którzy posiadają udokumentowany staż pracy.

Jak należy naliczyć wymiar urlopu pracownika w przypadku braku dokumentów potwierdzających staż pracy?

W sytuacji, gdy nowo zatrudniony pracownik nie przedstawi żadnych dokumentów potwierdzających staż, wówczas pracodawca powinien naliczyć wymiar należnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze cząstkowym, zgodnie  art. 153 Kodeksu pracy, który stanowi, że pracownikowi podejmującemu pracę po raz pierwszy w życiu, w danym roku kalendarzowym, uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego przepracowanego miesiąca w wymiarze 1/12, czyli 1,66 dnia.

Przykład:

Pracownica zatrudniona od 1 września 2025 r. na okres próbny, wynoszący trzy miesiące, nie przedstawiła żadnych dokumentów potwierdzający staż pracy, pomimo, że według wypełnionego kwestionariusza osoby ubiegającej się o zatrudnienie posiada 17 lat stażu pracy. W związku z czym, pracodawca nalicza urlop cząstkowy z puli 20 dni urlopu (20 x 1/12) a pracownica nabywa do niego prawo w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego, począwszy od 30 września 2025 r.

Czy pracodawca może żądać przedłożenia przez pracownika świadectw pracy?

Co do zasady, pracodawca może żądać przedstawienia świadectw pracy potwierdzających staż pracy, jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Jednak w obecnym stanie prawnym, nie istnieje żaden środek, który pozwoliłby pracodawcy na wyegzekwowanie stosownych dokumentów, jeżeli ich pozyskanie nie jest równoznaczne z brakiem możliwości wykonywania pracy zawodowej na danym stanowisku.

Jak naliczyć wymiar urlopu pracownika, który w trakcie zatrudnienia doniósł dokumenty uprawniające do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego?

W sytuacji, gdy podczas trwania zatrudnienia, pracownik doniesie dokumenty potwierdzające wyższy staż pracy, wówczas pracodawca jest zobowiązany do przeliczenia przysługującego wymiaru urlopu. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku, zastosowanie ma art. 291 Kodeksu pracy, zgodnie z którym, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Oznacza to, że za okres, który uległ przedawnieniu, nie należy przeliczać urlopu wypoczynkowego.

Podstawa prawna: 

art. 152 - 155 Kodeksu pracy,
art. 22(1) Kodeksu pracy,
art. 291 Kodeksu pracy.