Jak ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego?

Ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego to bardzo ważne zagadnienie w obszarze kadrowo-płacowym. Aby prawidłowo określić jego wysokość, należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach. W tym wpisie  omówię jak ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, jakie składniki wynagrodzenie należy uwzględnić w jego podstawie oraz jak ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przy zmianie wymiaru etatu.

• Jak ustalić podstawę wymiary wynagrodzenia chorobowego?
• Jakie składniki wynagrodzenie należy uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego?
• Jak ustalić podstawę wynagrodzenia chorobowego przy zmianie wymiaru etatu?

Jak ustalić podstawę wymiary wynagrodzenia chorobowego?

Zasady ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego zostały określone w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w rozdziale ósmym (dla ubezpieczonych będących pracownikami) oraz w rozdzielne dziewiątym (dla osób niebędących pracownikami).  Zgodnie z treścią w/w ustawy, podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenia wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W sytuacji, gdy pracownik nie przepracował 12 miesięcy, w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe w których trwało ubezpieczenie. Natomiast, jeśli niezdolność do pracy z powodu choroby powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego, do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć wynagrodzenie, które pracownik by otrzymał, gdyby przepracował pełny miesiąc.

Ważne: Zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy, zasiłek macierzyński, świadczenie rehabilitacyjne oraz wynagrodzenie chorobowe z ubezpieczenia wypadkowego ustala się w takim sam sposób, jak podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego.

Aby ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, należy zsumować przeciętne miesięczne wynagrodzenie z przyjętych do obliczenia okresu zasiłkowego miesięcy, następie podzielić przez liczbę miesięcy przyjętych do ustalenia zasiłku. Od otrzymanej kwoty należy odjąć 13,71%, czyli sumę składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe. Kolejnym krokiem jest podzielenie uzyskanej na tym etapie obliczeń kwoty przez 30 (dni w miesiącu).

Ważne: Niezależnie od tego, ile dni ma dany miesiąc, do ustalenia wysokości stawki dziennej zwolnienia lekarskiego, zawsze przyjmujemy 30 dni.

Otrzymaną stawkę dzienną mnożymy przez obowiązującą stawkę procentową, czyli:

• 80% w przypadku niezdolności do pracy z powodu choroby lub odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• 100% w przypadku choroby w trakcie ciąży, wypadku w drodze do pracy i pracy, choroby zawodowej oraz poddania się niezbędny badaniom lekarski dla kandydatów na dawców komórek, narządów i tkanek.

Otrzymana kwota stanowi stawkę dzienną za każdy dzień na który pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie.

Przykład: Rafał D. Jest zatrudniony w oparciu o umowę o pracę na pełen etat od lutego 2022 r. i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 7000 zł/brutto. W kwietniu 2025 r. przebywał 5 dni na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi:

7000,00 zł – 13,71% = 6040,30 zł

6040,30 zł : 30 dni = 201,34 zł

201,34 zł * 80% = 161,07

Wynagrodzenie chorobowe za 5 dni wynosi: 805,36 zł.

Ważne: Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia.

Jakie składniki wynagrodzenie należy uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego?

Podczas ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenie chorobowego należy pamiętać, że nie tylko wynagrodzenie zasadnicze może być uwzględniane w podstawie wynagrodzenia chorobowego. Jeżeli pracownik otrzymywał składniki wynagrodzenia od których została opłacona składka chorobowa, a które są pomniejszane za okres nieobecności w pracy z powodu choroby, wówczas należy wliczyć je do podstawy wynagrodzenia chorobowego, o ile zakładowe przepisy (regulamin wynagrodzenia, układ zbiorowy) nie stanowią inaczej.

Ważne: Jeżeli u pracodawcy nie występują zakładowe przepisy lub nie została w nich uregulowana kwestia zmniejszenia premii lub innych dodatków za czas absencji chorobowej, wówczas składniki są uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków.

Składniki wynagrodzenia, które są uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, o ile za okres absencji chorobowej są pomniejszane, to przede wszystkim wynagrodzenie:

• za pracę w godzinach nadliczbowych,
• za pracę w porze nocnej,
• za urlop wypoczynkowy oraz za inne okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia,
• premie,
• nagrody,
• dodatki.

Jak ustalić podstawę wynagrodzenia chorobowego przy zmianie wymiaru etatu?

Zgodnie z art. 40 ustawy zasiłkowej w sytuacji, gdy podczas trwania zatrudnienia wymiar czasu pracy danego pracownika ulegnie zmianie, wówczas podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy ustalić na nowo z uwzględnieniem wynagrodzenia obowiązującego do zmienionego wymiaru etatu i nie ma tu znaczenia, czy czas pracownika został zwiększony, czy zmniejszony.

Ważne: W przypadku zmiany czasu pracy danego pracownika, nie ma zastosowania art. 43 ustawy zasiłkowej, dotyczący nie ustalania wymiaru wynagrodzenia chorobowego, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy.

Podstawa prawna: 

Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
§ 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe