Jak naliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2025 roku?

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy została określona w Kodeksie pracy, a warunkiem wypłacenia należności pracownikowi, jest zakończenie stosunku pracy. Nie ma tu znaczenia w jakich okolicznościach doszło do jego zakończenia. Pracodawca, co do zasady jest zobowiązany do wypłaty należnego ekwiwalentu. Przy wyliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop należy pamiętać o kilka ważnych aspektach, które mają wpływ na prawidłowość obliczeń. W tym wpisie omówię jaki jest współczynnik ekwiwalentu w 2025 roku, jakie składniki należy uwzględnić w wyliczeniach oraz jak naliczyć kwotę ekwiwalentu.

• Współczynnik ekwiwalentowi w 2025 roku
• Jakie składniki wynagrodzenia należy uwzględnić w ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?
• Jak naliczyć kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Współczynnik ekwiwalentowi w 2025 roku

Współczynnik ekwiwalentu na dany rok jest obliczany na podstawie liczby wszystkich dni w danym roku, pomniejszonych o ilość wszystkich niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy przypadających w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a następnie dzielony przez 12 miesięcy. W związku z ustawą z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy, Wigilia w 2025 r. jest dniem wolnym od pracy, co w konsekwencji miało znaczący wpływ na zmianę przyjętego współczynnika ekwiwalentu, zgodnie z którym:

• Od 01 do 31 stycznia – współczynnik wynosi: 20,83
• Od dnia 01 lutego – współczynnik wynosi: 20,75

Ważne:  Aby prawidłowo ustalić współczynnik do obliczania ekwiwalentu, należy wziąć pod uwagę moment w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Oznacza to, że jeżeli pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w styczniu, to do obliczeń należy przyjąć wartość 20,83, nawet jeśli ekwiwalent za niewykorzystany urlop zostanie wypłacony w luty.

Należy również pamiętać, że dla pracowników zatrudnionych na część etatu współczynnik ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu, które wynosi:

w okresie od 1 do 31 stycznia 2025 r,:

• 3/4 etatu: 20,83 x 3/4 = 15,62,
• 1/2 etatu: 20,83 x 1/2 = 10,42,
• 1/4 etatu: 20,83 x 1/4 = 5,21.

w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2025 r.

• 3/4 etatu: 20,75 x 3/4 = 15,56,
• 1/2 etatu: 20,75 x 1/2 = 10,38,
• 1/4 etatu: 20,75 x 1/4 = 5,19.

Jakie składniki wynagrodzenia należy uwzględnić w ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Sposób wyliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy został określony w § 15 – 19 tzw.: rozporządzeniu urlopowym Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. Co do zasady, jest to ta sama metoda, którą stosuje się do naliczenia wynagrodzenia urlopowego. Do podstawy obliczeniowej ekwiwalentu za urlop wchodzą składniki stałe i zmienne:

• w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu,  (§ 15 rozporządzenia urlopowego),
• zmienne składniki wynagrodzenia, przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (§ 16 rozporządzenia urlopowego),
• zmienne składniki wynagrodzenia, przysługujące za okres dłuższy niż miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (§ 17 rozporządzenia urlopowego).

Ważne: Stałe składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w należnej wysokości w miesiącu w której pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, czyli w miesiącu w którym zakończyło się pracownicze zatrudnienie.

Należy również pamiętać, aby podczas obliczania należnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie zapomnieć o zmiennych składnikach wynagrodzenia, które wchodzą do podstawy ekwiwalentu:

• dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych i za pracę w godzinach nocnych,
• premie regulaminowe o charakterze roszczeniowym,
• premie zdaniowe.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc, a wypłacone w okresie trzech miesięcy poprzedzających prawo do nabycia ekwiwalentu przez pracownika, uwzględnia się w średniej wysokości. W sytuacji, gdy pracownik nie przepracował całego miesiąca należy podzielić wypłacone wynagrodzenie przez liczbę dni przepracowanych. Wynik należy pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik by przepracował zgodnie ze swoim czasem pracy.

Jak naliczyć kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Aby naliczyć kwotę ekwiwalentu, należy przejść przez kilka kroków:

• ustalenia jakie składniki stałe i zmienne powinny wejść do podstawy ekwiwalentu,
• wyznaczenie podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
• obliczenie godzinowej stawki ekwiwalentu, poprzez podzielenie podstawy ekwiwalentu przez współczynnik ekwiwalentu na dany rok,
• wynik podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika.
• otrzymaną stawkę godzinową należy pomnożyć przez ilość godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Wynik jest kwotą brutto za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Przykład:

Marek Ł. został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy od dnia 15 styczeń 2024 r. W wyniku wypowiedzenia złożonego przez pracownika stosunek pracy zakończył się z dniem 31 stycznia 2025 r. Marek Ł. otrzymywał stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 5 000,00 zł brutto. Składniki zmienne nie występowały. Pracownik na dzień zakończenia pracy posiadał niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze 16 dni, tj.:128 godzin, a jego dobowy czas pracy wynosił 8 godzin. Kwota ekwiwalentu Marka Ł. wynosi: 3 841,28 zł/brutto.

Sposób naliczenia:

5000 zł : 20,83 (współczynnik) = 240,04 zł

240,0 zł : 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) = 30,01 zł (stawka za 1 godz. niewykorzystanego urlopu)

30,01 zł = 128 godz. (niewykorzystanego urlopu) = 3 841,28 zł/brutto

Przykład:

Julia M. została zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony w pełnym wymiarze czasu pracy od dnia 01 marzec 2024 r. do 28 luty 2025 r. Jej dobowy wymiar czasu pracy wynosił 8 godzin. Liczba niewykorzystanego urlopu 20 dni, tj.: 160 godzin. Julia M. otrzymywała stałe wynagrodzenia zasadnicze w wysokości: 4 800,00 zł brutto oraz zmienne premie miesięczne. Pracownica otrzymała następujące premie:

• za styczeń 2025 r. – 1200 zł
• za grudzień 2024 r. – 1500 zł
• za listopad 2024 r. – 1200 zł,

Ponieważ pracownica otrzymywała wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej w podstawie ekwiwalentu należy uwzględnić należne wynagrodzenie w miesiącu w którym nabyła prawo do ekwiwalentu, tj.: 4800,00 zł oraz średnią z wypłaconych składników zmiennych.

Do obliczenia składników zmiennych należy przyjąć średnią z wypłaconych składników za listopad, grudzień i styczeń  r., czyli 1200 + 1500 + 1200 = 3900 zł, a następnie wynik należy podzielić przez ilość miesięcy, tj.: 3900 : 3 = 1300 zł

Następnie należy zsumować podstawę do ekwiwalentu, czyli składniki stałe i zmienne:

4800 + 1300 zł = 6100 zł.

Aby ustalić kwotę za jeden dzień ekwiwalentu należy sumę składników stałych i zmiennych podzielić przez współczynnik, tj. 20,75

6100 : 20,75 = 293,98 zł

Następnie należy ustalić stawkę godzinową:

293,98: 8 = 36,75 zł

Następnie stawkę godzinową należy pomnożyć przez ilość godzin niewykorzystanego urlopu

36,75* 160 = 5880,00 zł brutto.

Kwota ekwiwalentu do wypłaty wynosi: 5 880,00 zł brutto.

Podstawa prawna:

art. 171 § 1 Kodeksu pracy
art. 154 § 1 Kodeksu pracy,
§ 6 r, § 15 – 19 rozporządzenia z dnia 8 stycznia 1997 r.
w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.