Czy można wysłać zleceniobiorcę w podróż służbową?
Podróż służbowa zleceniobiorcy jest tematem, który nurtuje wielu zleceniodawców. W przeciwieństwie do pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, zleceniobiorcy nie podlegają pod Kodeks pracy, a co za tym idzie, nie obowiązują ich przepisy o podróży służbowej zawarte w Kodeksie pracy. W tym wpisie odpowiem na pytania, czy można wysłać zleceniobiorcę w podróż służbową, jak rozliczyć podróż zleceniobiorcy oraz o czym należy pamiętać przed wysłaniem zleceniobiorcy w podróż służbową.
- Czy można wysłać zleceniobiorcę w podróż służbową?
- Jak rozliczyć koszt podróży służbowej zleceniobiorcy?
- O czym należy pamiętać przed wysłaniem zleceniobiorcy w podróż służbową?
Czy można wysłać zleceniobiorcę w podróż służbową?
W obecnym stanie prawnym nie istnieje żaden przepis, który zakazuje wysłania zleceniobiorcy w podróż służbową. Należy jednak pamiętać, że w przeciwieństwie do umowy o pracę, w przypadku umowy zlecenie nie mają zastosowania przepisy Kodeksu pracy dotyczące odbywania podróży służbowej. Oznacza to, że zleceniodawca nie ma obowiązku wypłaty diet i rozliczania kosztów podróży służbowej. W praktyce, przyjmuje się jednak, iż zleceniodawca powinien wypłacić zleceniobiorcy takie gratyfikację, ze względu na fakt, że to zleceniobiorca odbywa podróż w celu wykonaniu czynności zawartych w umowie.
Ważne: Dla ochrony interesu oby stron zasady odbywania podróży służbowej oraz kwestie pokrycia kosztów podróży służbowej powinny zostać uregulowane w umowie zlecenie.
Jak rozliczyć koszt podróży służbowej zleceniobiorcy?
W sytuacji, gdy zleceniobiorca zostanie wysłany w podróż służbową sposób w jaki należy dokonać rozliczenia jej kosztów zależy od zapisów zawartych w umowie zlecenie. Jak wspomniałam wcześniej, zleceniodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów podróży służbowej zleceniobiorcy. Jednak, gdy w umowie zlecenie został zawarty zapis o pokryciu kosztów podróży przez zleceniodawcę, wówczas zastosowanie mają przepisu ustawy o szczegółowych zasadach ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z brzmieniem § 2 ust. 1 pkt. 15 zwrot kosztów podróży służbowej zleceniobiorcy stanowi koszt uzyskania przychodów. Chociaż w/w przepis ma zastosowanie do pracowników, w myśl § 5 ust. 2 niniejszej ustawy, katalog został rozszerzony także do zleceniobiorców. Oznacza to, że zwrot środków nie tylko będzie zwolniony z podatku dochodowego ale również składek ZUS.
O czym należy pamiętać przed wysłaniem zleceniobiorcy w podróż służbową?
Kluczowym aspektem jest umieszczenie stosownych zapisów w umowie zlecenie, które pozwolą uniknąć późniejszych problemów z rozliczeniem podróży służbowej zleceniobiorcy. Zgodnie z art. 3531 Kodeksu cywilnego, strony zawierające umowę mogą ułożyć swobodnie stosunek prawny, według swojego uznania. Ważne, aby zapisy były jasne i precyzyjne dla obydwu stron.
Podstawa prawna:
Ustawa o szczegółowych zasadach ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
art. 3531 Kodeksu cywilnego