Regulamin pracy – kiedy należy go stworzyć, a kiedy nie ma takiego obowiązku?

Regulamin pracy jest jednym z podstawowych aktów prawa wewnątrzzakładowego oraz drogowskazem, pomagającym pracodawcom i pracownikom w organizacji praw i obowiązków obydwu stron. W tym wpisie omówię czym jest regulamin pracy i co powinien zawierać, kiedy należy go stworzyć, a kiedy nie ma takiego obowiązku oraz w jaki sposób należy go wprowadzić do zakładu pracy.

• Regulamin pracy – czym jest?
• Co powinien zawierać regulamin pracy?
• Kiedy należy stworzyć regulamin pracy?
• W jaki sposób wprowadzić regulamin pracy?

Regulamin pracy – czym jest?

Regulamin pracy został uregulowany w art. 104 Kodeksu pracy. Jest to akt prawa wewnątrzzakładowego, obowiązującego u danego pracodawcy, określający prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy. Treść regulaminu jest wiążąca tylko dla pracownika i pracodawcy, a zawarte w nim postanowienia nie mogą by mniej korzystne niż te, wynikające z prawa pracy.

Co powinien zawierać regulamin pracy?

Regulamin pracy powinien zawierać prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z organizacją i porządkiem pracy w danej firmie. Obowiązkowe elementy regulaminu pracy zostały określone w art. 104¹ § 1 Kodeksu pracy i powinny zawierać:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
• porę nocną,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ważne: Zgodnie z art. 104¹ § 2 Regulamin pracy powinien zawierać również informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Kiedy należy stworzyć regulamin pracy?

Co do zasady, obowiązek stworzenia regulaminu pracy ciąży na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Jednak w sytuacji, gdy pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, chce wprowadzić do swojego zakładu pracy regulamin, może to zrobić, zgodnie z art. 104 § 2 Kodeksu pracy.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50, wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie.

Taki więc, to czy dany pracodawca musi utworzyć regulamin pracy zależy od ilości zatrudnionych pracowników. Mowa tutaj o osobach zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, tj.: zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Stan ustala się na podstawie ilości zatrudnionych pracowników, bez przeliczania na etaty.

Ważne: Nawet jeśli pracodawca zatrudnia tylko przejściowo na krótki okres czasu co najmniej 50 pracowników, po jego stronie powstaje obowiązek wydania regulaminu pracy. W sytuacji gdy zatrudnienie zmniejszy się poniżej 50 pracowników, regulamin pracy obowiązuje nadal. 

W jaki sposób wprowadzić regulamin pracy?

Zgodnie z art. 104³ § 1 regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Dodatkowo, pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy. W praktyce, pracownicy już zatrudnieni u danego pracodawcy w momencie wprowadzenia regulaminu pracy powinni się z nim zapoznać, a jako potwierdzenie zapoznania, pracownik powinien podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy, który następnie należy umieścić w części B akt osobowych.
 

Podstawa prawna:

art. 104 Kodeksu pracy