Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bezpłatny?

Urlop bezpłatny jest jednym z przywilejów pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę. Chociaż podczas korzystania z tego rodzaju urlopu, pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, a okres urlopu bezpłatnego, co do zasady nie wlicza się do stażu pracy, jednak z różnych powodów pracownicy chętnie z niego korzystają. W tym wpisie omówię zagadnienia związane z urlopem bezpłatnym oraz odpowiem na pytanie, czy pracodawca może być inicjatorem wysłania pracownika na urlop bezpłatny.

• Urlop bezpłatny – ogólne zasady
• Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego?
• Czy pracodawca może być inicjatorem urlopu bezpłatnego?
• Ochrona przed zwolnieniem pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym
• Urlop bezpłatny w raporcie ZUS RSA

Urlop bezpłatny – ogólne zasady

Urlop bezpłatny został uregulowany w art. 174 Kodeksu pracy i jest to szczególny rodzaj absencji usprawiedliwionej niepłatnej. Zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego z 25 marca 2014 r., sygn. akt I PK 294/13

,,Udzielenie przez pracodawcę urlopu bezpłatnego na podstawie art. 174 k.p. jest w istocie umową, w której pracodawca zobowiązuje się zwolnić pracownika z obowiązku wykonywania pracy przez określony czas, natomiast pracownik rezygnuje z korzystania z prawa wykonywania tej pracy w ustalonym okresie”.

Oznacza to, że pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego nie świadczy pracy w ustalonym okresie, a co za tym idzie, traci prawa do świadczeń chorobowych, tj.: wynagrodzenie chorobowego lub zasiłku oraz prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego po upływie 30 dni od dnia jego rozpoczęcia. Dodatkowo, okres w którym pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym, co do zasady nie wlicza się do stażu pracy pracownika.  Okres na jaki może być udzielony urlop bezpłatny nie został nigdzie uregulowany, jednak zgodnie z art. 174 § 3 przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Aby pracownik mógł skorzystać z tego rodzaju urlopu musi złożyć wniosek pracodawcy.

Wzór wniosku do pobrania:

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego?

Pracodawca może na pisemny wniosek pracownika udzielić urlopu bezpłatnego, jednak nie jest do tego obowiązany, za wyjątkiem art. 205 § 4 Kodeksu pracy zgodnie z którym, pracodawca jest obowiązany na wniosek pracownika młodocianego, ucznia szkoły dla pracujących, udzielić mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy.  W takiej sytuacji, urlop bezpłatny młodocianego pracownika wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to, że w przypadku pracownika nie młodocianego, pracodawca nie jest w żaden sposób zobowiązany do jego udzielenia. Taką tezę potwierdził m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 21 października 2003 r. – sygn. akt I PK 559/02

,,Z art. 174 § 1 k.p. jednoznacznie wynika, że pracodawca “może” udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego, co należy rozumieć jako pozostawienie tej sprawy swobodnemu uznaniu pracodawcy. W konsekwencji decyzja odmowna pracodawcy nie podlega ocenie organów kontrolujących przestrzeganie prawa, a zwłaszcza organów rozpatrujących spory ze stosunku pracy, chyba że postępowaniu pracodawcy można by przypisać naruszenie zasady niedyskryminacji albo zasady równego traktowania pracowników”.

Czy pracodawca może być inicjatorem urlopu bezpłatnego?

Zgodnie z art. 174 Kodeksu pracy to pracownik musi być inicjatorem wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego, a co za tym idzie pracodawca nie może żądać od pracownika korzystania z tego rodzaju urlopu. Dodatkowo, pracodawca nie może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego przed urlopem bezpłatnym.

Ochrona przed zwolnieniem pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym

Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie trwania urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Oznacza to, że pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego. Wyjątkiem od tej zasady jest wypowiedzenie z winy pracownika, tzn. zwolnienie dyscyplinarne, o ile nie upłyną czas uprawniający pracodawcę do rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, tj.: 1 miesiąca od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Ochrona przed wypowiedzeniem również nie obowiązuje w sytuacji, gdy dochodzi do likwidacji lub upadłości pracodawcy i nie ma tu znaczenia jak długo pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym.

Urlop bezpłatny w raporcie ZUS RSA

Pomimo, że za pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym pracodawca nie płaci obowiązkowych składek ZUS, nadal musi go wykazywać w comiesięcznym raporcie rozliczeniowym sporządzonym za miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym. Okres przebywania na urlopie bezpłatnym wykazuje się w raporcie ZUS RSA ze wskazaniem w bloku III.B – poz. 02. kodu świadczenia/przerwy – 111 oraz w poz.03. okresu w którym pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym.

Podstawa prawna:

art. 174 Kodeksu pracy
postanowienie Sądu Najwyższego z 25 marca 2014 r., sygn. akt I PK 294/13
art. 205 § 4 Kodeksu pracy 
wyrok Sądu Najwyższego z 21 października 2003 r. – sygn. akt I PK 559/02
art.41 Kodeksu pracy